Faktura je dokument kojim potvrđujemo da smo isporučili robu ili uslugu i kojim kupcu jasno kažemo: što je kupljeno, po kojoj cijeni, kada i kako se plaća. U praksi, faktura je “srce” urednog poslovanja jer je temelj za evidenciju prihoda, naplatu i (ovisno o statusu) porezna pravila.
Svi smo se našli u situaciji da trebamo brzo izdati račun, poslati ga klijentu i izbjeći greške u numeraciji, podacima ili napomenama. Zato nam dobar program za izradu računa štedi živce: umjesto da ručno slažemo predloške, koristimo automatiku, predloške i slanje u par klikova.
Danas to najčešće rješavamo kroz web alate i cloud rješenja poput Fina e-Račun, moj eRačun, e-racuni.hr ili Minimax. U nastavku donosimo rješenja kako razumjeti što je faktura i kako odabrati najbolji programi za fakturiranje za svoje poslovanje.
Key takeaways
- Faktura sadrži propisane podatke o izdavatelju, kupcu, iznosima i plaćanju.
- Najbolji program za fakturiranje prati cijeli proces: od ponude do arhive.
- eRačun je često nužan za rad s tvrtkama i javnim sektorom.
- Program za izradu računa smanjuje greške i ubrzava naplatu.
- Prije izbora provjerimo fiskalizaciju, eRačun i integracije.
Što je faktura i čemu služi u poslovanju
Faktura (račun) služi kao dokaz transakcije i osnovni je dokument za naplatu. Njome kupcu komuniciramo sve ključne stavke: što je isporučeno, u kojoj količini, po kojoj cijeni i koliko ukupno treba platiti.
Osim naplate, faktura nam olakšava internu kontrolu: znamo tko kasni s plaćanjem, koliko smo izdali računa u mjesecu i koje usluge/proizvodi nose najviše prihoda. Zato fakturiranje nije samo administracija, nego alat za upravljanje cash flowom.
Faktura u praksi: Obavezni elementi i najčešće greške
Da bi faktura bila uredna, mora sadržavati propisane podatke (identitet izdavatelja i kupca, broj i datum računa, opis stavki, iznose i uvjete plaćanja). Kod dijela poslovanja važan je i način plaćanja te dodatne napomene koje ovise o poreznom statusu.
Najčešće greške kod fakturiranja su:
- preskakanje ili nelogična numeracija brojeva računa
- krivi podaci kupca (OIB/adrresa/naziv)
- neusklađene stavke (količina, cijena, popust) i krivi zbrojevi
- zaboravljena napomena ili pogrešna primjena pravila vezanih uz PDV
Zato se većina nas brzo prebaci na program za izradu računa, jer program automatski računa zbrojeve, vodi numeraciju i sprema predloške.
Zanimljiv detalj: Zašto broj računa mora biti bez preskakanja
Kad jednom uvedemo sustav numeracije, bitno je da bude kontinuiran i dosljedan jer to olakšava kontrolu i internu evidenciju. Program za fakturiranje ovdje spašava stvar jer automatizira brojanje po godini, poslovnom prostoru ili seriji. U praksi, manje ručnog rada znači i manje “rupa” koje kasnije moramo objašnjavati.
Kako odabrati program za izradu računa prema svom načinu rada
Ne biramo svi isti program za fakturiranje, jer nisu svima iste potrebe. Prije odluke si postavimo nekoliko konkretnih pitanja:
- Izdajemo li račune s mobitela ili iz ureda?
- Trebamo li ponude, otpremnice i podsjetnike za naplatu?
- Trebamo li eRačun i razmjenu s drugim sustavima?
- Treba li nam povezivanje s bankom, knjigovodstvom ili webshopom?
Ako radimo jednostavno (usluge, manji broj računa), često je dovoljan lagan program za izradu računa s predlošcima, PDF-om i arhivom. Ako imamo više zaposlenih, više lokacija ili želimo “sve u jednom”, tada biramo jače programe za fakturiranje s integracijama i naprednim izvještajima.
Mali trik: Račun koji se plaća odmah
Kad naplata ide odmah (na licu mjesta ili isti dan), važno nam je da program za izradu računa radi brzo i stabilno te da možemo odmah poslati račun mailom. Tu pomažu predlošci kupaca i artikala/usluga, jer jedan klik doslovno znači razliku između “naplaćeno” i “zaboravili smo poslati”.
Najbolji programi za fakturiranje: Usporedba popularnih rješenja
U praksi se često vrtimo oko nekoliko provjerenih opcija koje nude fakturiranje u oblaku, eRačun mogućnosti i podršku.
Tablica u nastavku pomaže da brže povežemo potrebe s tipom rješenja:
| Rješenje | Najbolje za | Prednosti | Kad nije idealno |
| Fina e-Račun | Razmjenu eRačuna i digitalizaciju dokumenata | Jak fokus na eRačun i poslovnu dokumentaciju | Ako tražimo “full” ERP s puno operativnih modula |
| moj eRačun (+ Kreiraj) | Brzo izdavanje i slanje računa/eRačuna | Jednostavno, brzo, dostupno i kao “light” opcija | Ako trebamo kompleksno skladište ili napredno računovodstvo |
| e-racuni.hr | Fakturiranje + fiskalizacija + eArhiva u oblaku | Širok set funkcija u jednom sustavu | Ako želimo minimalistički alat bez “šireg” poslovanja |
| Minimax | Šire poslovanje uz fakturiranje (cloud) | Šire funkcionalnosti i rad u oblaku | Ako trebamo isključivo ultra-jednostavan alat samo za račune |
Ovdje nema univerzalnog pobjednika: najbolji program za fakturiranje je onaj koji ćemo stvarno koristiti svaki dan bez otpora.
Fiskalizacija i eRačun: Što nam je bitno znati prije izbora alata
Ako poslujemo u okruženju gdje su fiskalizacija i eRačun relevantni, biramo program za izradu računa koji je usklađen s pravilima i koji ima jasne opcije za slanje/primanje eRačuna. Dobro je pratiti i službene informacije Porezne uprave o eRačunu i fiskalizaciji, primjerice na stranici Izdavanje i primanje eRačuna i fiskalizacija eRačuna te eRačun.
U praksi to znači: ne biramo samo “lijep predložak”, nego rješenje koje nam pokriva cijeli proces fakturiranja, slanja i arhiviranja, bez ručnih zaobilaznica.
Zaključak
Faktura nije samo račun, nego temelj urednog poslovanja: od naplate do evidencija i kontrole prihoda. Kad nam je fakturiranje jasno, lakše biramo pravi program za izradu računa, bilo da želimo jednostavno izdavanje PDF računa ili ozbiljnije programe za fakturiranje s eRačun opcijama i arhivom. Ako uz to planiramo šire poduzetničke korake, često se prirodno nadoveže i tema kako otvoriti paušalni obrt, jer dobar start znači i dobru administraciju od prvog računa.
