Poslovne knjige su naš najbrži put do mirnog obrta: kad ih vodimo uredno, znamo koliko smo stvarno zaradili, što smo platili, što još čekamo naplatiti i jesmo li “pokriveni” ako dođe kontrola. Vodič bez panike znači da unaprijed znamo koje evidencije trebamo, gdje se najčešće griješi i kako si složiti rutinu koja traje 10 minuta dnevno, a štedi sate stresa kasnije.
Svi smo se našli u situaciji da se poslovna dokumentacija nakupi u torbi, na mailu i po stolovima, pa odjednom više ne znamo što ide u koju evidenciju. Kad to riješimo na vrijeme, poslovne knjige obrtnika prestaju biti bauk i postaju alat koji nam daje kontrolu.
Dobra vijest je da ne moramo “znati računovodstvo” da bismo bili uredni. Dovoljno je držati se osnovnih pravila, koristiti službene obrasce i redovno unositi podatke (ili dogovoriti jasnu suradnju s knjigovođom). U nastavku donosimo korake i rješenja kako poslovne knjige držati pod kontrolom, bez panike.
Key takeaways
- Poslovne knjige ovise o vrsti oporezivanja obrta.
- Paušalisti vode KPR svakodnevno.
- Obrtnici na dohodak vode KPI, DI i druge evidencije po potrebi.
- Poslovna dokumentacija mora biti uredno arhivirana.
- Dobra rutina smanjuje greške i stres oko fiskalizacije računa.
Kako prepoznati koje poslovne knjige trebamo
Prvo se usidravamo u jednu stvar: naš porezni status diktira obveze. Porezna uprava jasno izdvaja obveze za paušaliste, uključujući svakodnevno vođenje evidencije prometa na KPR-u, pa nam je najbolji start provjeriti službenu stranicu Porezne uprave – obrtnici paušalisti.
Ako smo obrtnik na dohodak (nismo paušal), poslovne knjige obrtnika se najčešće svode na KPI (knjiga primitaka i izdataka), popis dugotrajne imovine i prateće evidencije prema pravilima koja sažima i Hrvatska obrtnička komora. Za obveznike poreza na dobit vrijede pravila računovodstva i vodi se dnevnik, glavna knjiga i pomoćne knjige, što Porezna navodi u Poslovnim knjigama i evidencijama.
Brzi reality check iz prakse: čim imamo promet, račune i troškove, poslovna dokumentacija mora biti “na mjestu” jer svaka stavka u poslovnim knjigama mora imati ispravu iza sebe.
Poslovne knjige obrtnika u praksi
Kad pričamo o poslovnim knjigama obrtnika, cilj nam je jedan: da se iz svakog dana može rekonstruirati što se dogodilo. To znači da imamo račune za izdane usluge/prodaju, ulazne račune dobavljača, bankovne izvode i evidenciju naplate.
U paušalnom režimu fokus je na prometu: unosimo naplaćene primitke u KPR (gotovina i bezgotovinski), prema pravilima Porezne. Kod dohotka uz promet pratimo i izdatke, dugotrajnu imovinu i (ovisno o situaciji) tražbine i obveze, kako je opisano u HOK materijalima o poslovnim knjigama. U oba slučaja, poslovna dokumentacija je naša “obrana” i naš podsjetnik.
Zanimljiv podatak: najbolji mir ne donosi savršen Excel, nego dosljednost. Kad 20 dana zaredom unesemo ono što treba, poslovne knjige prestanu biti projekt i postanu navika.
Poslovna dokumentacija koja nam spašava živce
Poslovna dokumentacija nije samo “papir”: to su i PDF računi, mail potvrde, izvodi i ugovori. Najbrže se posložimo kad unaprijed odlučimo jednu logiku arhive, npr. mapa po mjesecima + podmape “izdani računi”, “ulazni računi”, “izvodi”, “ugovori”.
Ako koristimo elektroničke usluge, korisno je imati sve prijave i potvrde na jednom mjestu, a obrasce i predaje pratiti kroz ePorezna. Tako poslovne knjige i poslovna dokumentacija ostaju povezane: ono što unesemo u evidenciju ima svoj dokument, a ono što predamo ima svoju potvrdu.
Mini trik iz svakodnevice: čim račun dođe (ili ga izdam(o)), odmah ga spremimo u pravu mapu. Ne “kasnije”. To “kasnije” je mjesto gdje nastaje panika.
Što najčešće vodimo, ovisno o režimu
| Režim oporezivanja | Tipične evidencije/knjige | Koliko često unosimo |
| Paušalni obrt | KPR (Knjiga prometa) | Svakodnevno (na kraju dana) |
| Porez na dohodak | KPI, DI, po potrebi KPR, po potrebi evidencija tražbina i obveza | KPI najkasnije do 15. u mjesecu za prethodni mjesec; KPR dnevno kad se vodi |
| Porez na dobit | Dnevnik, glavna knjiga, pomoćne knjige | Kontinuirano kroz godinu |
Ovo je okvir koji nam daje smjer; detalji ovise o tome jesmo li u PDV-u, imamo li gotovinu, više poslovnih jedinica i slično.
Najčešće greške i kako ih izbjeći
Najčešći problem nije “neznanje”, nego prekid rutine. Par tipičnih mina: preskakanje dnevnog unosa prometa, miješanje privatnih i poslovnih troškova bez jasne evidencije, i neuredna poslovna dokumentacija (račun ne možemo pronaći kad treba).
Druga česta greška je krivi osjećaj sigurnosti: “Ma imam sve u mailu.” Imamo, dok ne trebamo brzo pronaći točno jednu ispravu. Zato poslovne knjige moraju imati partnera: jasnu arhivu.
Zaključak
Poslovne knjige nisu kazna, nego naš sustav za mirno poslovanje: znamo promet, znamo obveze i imamo urednu poslovnu dokumentaciju. Kad jednom postavimo jednostavnu rutinu, poslovne knjige obrtnika postaju alat koji radi za nas, a ne protiv nas. I još važnije: kad uredno izdajemo račune i pratimo promet, fiskalizacija računa prestaje biti stresna tema i postaje samo dio normalnog procesa.
